Un administrateur peut choisir de gérer les déplacements de ses voyageurs lors de la création d’une équipe.
Si un administrateur choisit de gérer les déplacements de ses voyageurs, il doit d’abord envoyer une invitation à ses voyageurs et être autorisé par ces derniers avant de pouvoir ajouter, modifier et afficher leurs déplacements. Le propriétaire TripIt for Teams est automatiquement administrateur.
Prise en main :
Grâce à TripIt for Teams, vous pouvez facilement organiser et gérer les réservations de vos voyageurs :
- Créez facilement des déplacements pour vos voyageurs.
- Ajoutez des éléments tels que des réunions et des réservations au restaurant.
- Partagez les réservations de déplacements avec les autres.
- Gardez une trace de tous les déplacements de vos voyageurs dans un tableau de bord des déplacements.
Demande d’autorisation à vos voyageurs d’organiser leur déplacement en créant une nouvelle équipe
- Dans l’onglet Équipes, cliquez sur Ajouter une équipe.
- Choisissez un nom d'équipe.
- Si un administrateur sélectionne Oui pour gérer les comptes TripIt de ses voyageurs, il pourra créer, modifier et afficher des déplacements pour ses voyageurs autorisés.
- Décidez si les voyageurs ont la possibilité d’inviter d’autres voyageurs à rejoindre l’équipe.
- Choisissez le paramètre concernant les détails de déplacement que les membres de l'équipe peuvent voir (itinéraires complets, dates/destinations uniquement, ou rien du tout).
- Ajoutez l'adresse e-mail de chaque voyageur que vous souhaitez ajouter à cette équipe.
- Ajoutez l'adresse e-mail de tout autre administrateur auquel vous souhaitez confier la gestion de cette équipe.
Demande d’autorisation à un voyageur d’organiser son déplacement dans une équipe existante
- Depuis l’onglet Équipes.
- Cliquez sur le nom de l’équipe ou cliquez sur Modifier en regard de son nom.
- Cliquez sur le bouton Ajouter un voyageur.
- Saisissez l’adresse e-mail de votre voyageur.
- Cliquez sur Enregistrer.
Votre ou vos voyageurs recevront un e-mail de TripIt leur demandant de vous autoriser à gérer leur déplacement dans TripIt. Il leur suffit de cliquer sur le lien figurant dans cet e-mail pour vous accorder l’autorisation en tant qu’administrateur.
Création de déplacements pour vos voyageurs
Vous pouvez ajouter un déplacement pour votre voyageur en ajoutant l’adresse e-mail de votre voyageur dans la ligne d’objet avant de transmettre son email de confirmation à plans@tripit.com.
Remarque : Comme nos comptes sont basés sur les e-mails, l’ajout de son adresse e-mail dans la ligne d’objet garantit l’ajout du déplacement au compte de votre voyageur avec vous comme planificateur du déplacement.
Création manuelle d’un déplacement pour votre voyageur sur la page Équipes
- Depuis l’onglet Calendrier des voyages.
- Sélectionnez le nom de votre voyageur.
- Cliquez sur le bouton Ajouter un déplacement.
ou
- Depuis l’onglet Tableau de bord des déplacements.
- Sélectionnez le nom de votre voyageur.
- Cliquez sur le bouton Ajouter un déplacement.
Une fois le déplacement créé, vous pouvez ajouter manuellement des éléments de déplacement tels que des réunions ou des activités. Vous pouvez également ajouter des éléments de déplacement en envoyant leurs e-mails de confirmation à plans@tripit.com avec l’adresse e-mail de votre voyageur dans la ligne d’objet.
Ajout d’autres administrateurs
Seul le propriétaire de l'abonnement TripIt for Teams et les autres administrateurs peuvent accorder aux autres utilisateurs la possibilité d'afficher et de gérer les itinéraires des voyageurs autorisés.
1. Depuis l’onglet Équipes.
2. Cliquez sur le nom de l’équipe ou cliquez sur Modifier en regard de son nom.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter un administrateur.
4. - Saisissez l’adresse e-mail de l’administrateur.
5. Cliquez sur Enregistrer.
Le propriétaire peut attribuer les droits d’administrateur à un voyageur existant depuis la page Voyageurs.
1. Depuis la page Voyageurs.
2. Recherchez le nom de votre voyageur.
3. Sous Rôle, changez le statut du voyageur Voyageur par Administrateur.
Le propriétaire peut également ajouter un nouvel administrateur à partir de la page Voyageurs en cliquant sur le bouton Ajouter un administrateur et en entrant l’adresse e-mail du nouvel administrateur.
Le nouvel administrateur recevra un e-mail de bienvenue l’informant qu’il peut désormais gérer les voyageurs de son équipe.
Gestion des déplacements depuis le Tableau de bord des déplacements
Accédez à tout moment au tableau de bord en cliquant sur l’onglet Tableau de bord des déplacements de la page Équipes.
- Le Tableau de bord des déplacements affiche tous les déplacements passés et à venir de votre voyageur.
- Accédez facilement à chaque itinéraire directement sur le Tableau de bord des déplacements ou affichez les détails du voyage en cliquant sur le nom d’un voyageur.
- Ajoutez de nouveaux déplacements pour vos voyageurs.
Calendrier des voyages
Accédez à tout moment au calendrier des voyages en cliquant sur l’onglet Calendrier des voyages de la page Équipes.
- Consultez facilement les déplacements de vos voyageurs dans une vue de calendrier pratique.
- Découvrez quels voyageurs seront au même endroit au même moment avec la fonctionnalité Lieu partagé.
- Ajoutez de nouveaux déplacements pour vos voyageurs.
Affichage des déplacements d’un voyageur donné
Depuis le Tableau de bord des déplacements.
1. Indiquez si vous souhaitez afficher tous les déplacements, ceux à venir, ou ceux passés.
2. Décochez la case des voyageurs que vous ne souhaitez pas afficher.
ou
3. Décochez la case à gauche de Voyageurs.
4. Cochez la case à gauche des voyageurs que vous souhaitez afficher.
Depuis le Calendrier des voyages.
1. Décochez la case à gauche de chaque nom d’Équipe.
2. Cochez la case à gauche du nom de votre voyageur.
Conseils utiles :
- Si une réservation change et que vous recevez une confirmation mise à jour, veillez à supprimer la réservation d’origine dans TripIt et envoyez la confirmation mise à jour à plans@tripit.com (avec le nom du voyageur dans l’objet).
- Assurez-vous que votre voyageur configure le flux de calendrier pour l’intégration du calendrier et télécharge l’application mobile TripIt pour utiliser pleinement les fonctionnalités de TripIt. Les voyageurs avec iPhone et iPad peuvent également s’abonner à leur calendrier TripIt dans la section Paramètres de l’application TripIt.
- Besoin d’aide ? Contactez le service clientèle de TripIt.
Mise à jour : 4 février 2019